A carta de cobrança é uma das formas mais eficazes de notificar os inadimplentes sobre as dívidas, buscar acordos e até mesmo informar sobre o ajuizamento dos valores em questão.
Contudo, isso deve ser feito sem constrangimento ao cliente, para não gerar problemas futuros. Por este motivo, preparamos este artigo com ótimas dicas para você elaborar e enviar uma carta de cobrança.
Acompanhe e utilize estas informações para lidar com os seus inadimplentes.
Índice
O que é a carta de cobrança
A carta de cobrança nada mais é do que um instrumento para cobrar valores em atraso de clientes inadimplentes. Esse é um recurso bastante utilizado por empresas, antes mesmo da aplicação de medidas mais efetivas, visando a resolução de pendências financeiras por parte do cliente, como a inscrição do nome do consumidor nos órgãos de cobrança brasileiros (SPC e Serasa) ou ações judiciais, por exemplo.
Essa carta é uma forma extrajudicial de cobrar os clientes por débitos devidos e é amplamente utilizada no Brasil. Por meio dela, é possível que o consumidor entenda o valor do seu saldo e o renegocie, para que ambos não saiam prejudicados.
Qual a importância da carta de cobrança
Saber como fazer e enviar uma carta de cobrança para os clientes é algo fundamental, já que ela pode ser a chave para a sua empresa resolver pendências financeiras de forma amigável e, assim, fechar o mês com saldo mais positivo.
Além disso, elaborar uma boa carta de cobrança também ajuda a conservar o bom relacionamento com o cliente. Muitas vezes, o consumidor teve um imprevisto e simplesmente não conseguiu quitar a dívida.
Como fazer carta de cobrança?
Agora que você já sabe o que é e entendeu a importância da elaboração deste documento, com certeza deve estar se perguntando: mas, afinal, como fazer a carta de cobrança?
Bom, a primeira coisa que você precisa saber sobre a elaboração dessa mensagem é o que a lei diz a respeito desse assunto.
O Código Civil e o Código de Defesa do Consumidor (CDC) são bem claros quanto essa questão. A empresa pode e deve sim fazer a cobrança de dívida. Contudo, ela não tem o direito de expor o cliente a situações humilhantes. E isso fica bem claro no artigo 42: “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”.
Ou seja, sua empresa não pode enviar uma cobrança que faça o cliente se sentir ameaçado, coagido ou constrangido. Caso contrário, ele pode entrar com uma ação contra o seu empreendimento e você terá problemas ainda maiores.
O ideal é criar uma carta de cobrança leve. Ela precisa ter um tom amistoso, demonstrando que a sua empresa entende que o cliente deve ter passado por algum imprevisto e que quer ajudá-lo.
Dicas e cuidados ao enviar uma carta de cobrança para os clientes
O próximo passo é enviar a carta de cobrança. Essas dicas lhe ajudarão a cobrar o cliente inadimplente da forma correta, sem deixá-lo com uma impressão errada a respeito do seu empreendimento.
Seguindo esses passos, além de fazê-lo quitar a pendência, você irá fortalecer a relação do consumidor com a sua empresa.
Sempre informe os dados da dívida de forma detalhada
O primeiro cuidado na hora de elaborar a carta de cobrança é informar de forma detalhada todos os dados da dívida. O consumidor precisa saber exatamente quais os valores que estão sendo cobrados e também os motivos da cobrança que está sendo efetuada naquele momento.
Isso porque, muitas vezes, são acrescidos juros e multas sobre os valores devidos. Então, para que não haja confusão, informe tudo detalhadamente.
Estabeleça um prazo para o primeiro contato
Por lei, toda empresa tem direito de cobrar uma dívida, logo após o vencimento. Ou seja, se a dívida venceu no dia 11 de novembro, no dia 12 de novembro o seu negócio já poderia entrar em contato para fazer a cobrança.
Entretanto, sua empresa deve estabelecer quando será o primeiro contato de cobrança. Isso é importante até mesmo para decidir quando a dívida será protestada e enviada para os órgãos de fiscalização.
Frequência de envio
Uma dúvida frequente referente ao envio da carta cobrança é a frequência de envio desse documento.
A verdade é que isso varia muito de empresa para empresa. Geralmente, os empreendedores que optam por enviar por e-mail fazem uma cobrança por semana. Contudo, isso pode variar conforme o tipo de dívida.
Tente evitar o envio de cobrança
O envio de carta de cobrança pode ser evitado em vários casos. Para isso, é necessário começar um trabalho que antecede o vencimento dos valores em aberto.
Já é bem comum as empresas avisarem o cliente quando uma dívida está perto de vencer. Principalmente nas prestadoras de serviços, que se baseiam no sistema de pagamentos recorrentes.
Essa prática se popularizou por conta da correria do dia a dia, fazendo com que os clientes realmente se esqueçam de quitar os valores. E isso se torna um grande problema.
Cobranças de pessoas físicas são diferentes das jurídicas
Esse também é um ponto importante em relação à cobrança de dívidas. No caso de pessoas jurídicas, esse tipo de ação é feita através das duplicatas, que nada mais são que títulos de crédito emitidos de uma empresa para outra.
Alguns bancos oferecem a opção de protesto automático de duplicata. Ou seja, você estipula uma quantidade de dias após o vencimento e o próprio banco aciona o cartório.
Nesse caso, geralmente os valores são maiores. Afinal, você estará lidando com outra empresa. Por isso vale mais a pena investir em um meio mais direto de cobrança e, também, estudar o cliente antes de fechar negócio.
A inadimplência de clientes é um problema que praticamente todos empreendedores irão enfrentar. Contudo, como vimos, é possível usar meios para incentivar a quitação de dívidas, como é o caso da carta de cobrança que, usada de maneira correta, irá gerar grandes benefícios.
Esperamos que essas dicas ajudem seu negócio a melhorar o fluxo de caixa e reduzir os valores pendentes de recebimento. Mas se ficou alguma dúvida, conte sempre com nossa equipe para te dar todo apoio necessário!
