O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED Fiscal) é uma ferramenta que agiliza a declaração de tributos das empresas contribuintes, no sentido de alinhar a maneira de fazê-lo. O que isso significa e como essa solução se aplica?
Instituído pelo decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema SPED Fiscal é um software constituído por um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Esse sistema torna possível gerar arquivo no formato suportado pelo PVA – Programa Validador e Assinador do SPED e consolidar as informações fiscais do contribuinte de forma muito mais precisa. Neste artigo, explicaremos mais sobre esse sistema e como se aplicam as novas obrigações, em 2018, para que, entre outras coisas, você otimize e estruture sua empresa nessa tarefa.
Como funciona na prática o Sistema SPED Fiscal?
O SPED faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e tem foco na modernização da sistemática, na qual gera informações referentes a documentos fiscais. Essas informações, específicas por segmento das empresas, utilizam-se de certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, permitindo então a validação e auditorias dos dados.
Em linhas gerais, o Sistema SPED Fiscal presta esclarecimentos a respeito da movimentação da empresa (compras, vendas, remessas etc.). É como uma espécie de escrituração eletrônica dos livros fiscais.
O SPED abrange, entre outros:
- EFD – ICMS/IPI
- ECD – Escrituração Contábil Digital
- ECF – Escrituração Contábil Fiscal
- EFD – Contribuições
Segundo o site oficial do Governo Federal: “ao contribuinte obrigado à EFD-ICMS/IPI está vedada a escrituração fiscal dos livros e documentos listados no Ajuste Sinief 02/2009 de forma diversa. Sendo assim, não é necessária a autenticação de livros impressos na repartição estadual. Um dos objetivos do Projeto SPED é a substituição dos livros em papel.”
Portanto, esse sistema, entre outros benefícios, possibilita:
- A redução dos custos com papel pela substituição de livros fiscais;
- Segurança das informações prestadas ao fisco, já que é obrigatório o uso de certificado digital para assinatura da declaração;
- Centralização dos dados;
- Uniformização das obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores;
- Possibilidade de cruzamento entre dados fiscais e contábeis;
- Rapidez no acesso às informações e otimização do todo no processo inteiro.
Quais as principais mudanças no Sistema SPED Fiscal?
Com mais de uma década de existência, o SPED sofreu várias alterações e atualizações ao decorrer dos anos. Esses aperfeiçoamentos, quando acontecem, são avisados previamente no site, quando disponível.
Assim que se acessa o PVA, é apresentada uma mensagem avisando se existe atualização disponível do sistema ou de tabelas. Se for de tabelas, a atualização é baixada na hora. Se for de sistema, então o usuário deve baixar a nova versão no site da Receita Federal Brasileira.
Em 2018, entrou em vigor a Instrução Normativa RFB nº 1.774, de 22 de dezembro de 2017, que consiste em algumas mudanças, segundo o Manual de orientação do Leiaute 6 da Escrituração Contábil Digital (ECD), disponível no site do governo.
São elas:
- A partir de 2018 microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), que recebem aportes de capital também ficam obrigadas a entregar a ECD, o que até então não era exigido, a regulação desse pré-requisito está disposta na resolução CGSN 131/2016;
- Houve uma revisão na regra de obrigatoriedade da entrega da ECD para as entidades imunes e isentas, isso inclui as imunes e isentas que obtiveram no ano calendário de 2017 receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma for igual ou maior a R$ 1,2 milhão ou proporcional ao período de escrituração;
- Houve alteração no nome do programa da ECD, até o ano passado, chamava-se PVA (Programa Validador e Assinador), a partir de 2018 passou a ser PGE (Programa Gerador de Escrituração);
- A partir de 2018, o próprio recibo de transmissão é válido como comprovante de autenticação;
- O empresário e a sociedade empresária, com o objetivo de atender no art.1.179, da lei n° 10.406, de janeiro de 2002, à entrega de ECD é facultativa;
- A entrega do bloco K para empresas que fazem parte de um conglomerado econômico passou a ser obrigatório;
- Foi atualizado o artigo 6 da Instrução normativa da RFB 1.774/2017, em 18 de agosto de 2017, foi publicada a CTG 2001 (R3), onde define as formalidades da escrituração contábil, em forma digital para fins de atendimento ao SPED.
Quais impactos desses sistemas na rotina das empresas?
De fato, o fisco nunca esteve tão assertivo. Com a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD–Reinf), como um dos módulos do SPED, utilizado pelas pessoas jurídicas e físicas, em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – o eSocial, as empresas foram forçadas a se preparar sobre os temas.
Logo, com essa obrigação de prestação de contas, quem ainda conseguia agir “fora da lei” terá que se adequar às novas exigências, devido às ótimas ferramentas de fiscalização.
Mas, para que a empresa se enquadre a essas exigências, é necessário por parte do empreendedor alguns investimentos. Primeiro: a aquisição do sistema de emissão e entradas de NF-e (nota fiscal eletrônica). Consequentemente, manter a manutenção do sistema em dia.
O próximo passo: pensar na equipe. Faz-se necessário um treinamento ou contratação de pessoal qualificado para manter os registros, bem como a emissão e conferência de documentos fiscais.
E, por fim, por consequência das informações do controle de estoque da empresa (códigos dos produtos), é preciso atentar-se à responsabilidade de gerar o arquivo do Sistema SPED Fiscal e enviar à contabilidade, que fará a conferência dos valores e a transmissão da declaração ao fisco.
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