Em 31 de agosto de 2018, o portal oficial do Governo Federal divulgou a prorrogação no prazo das obrigações da primeira fase do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Essa notícia trouxe a necessidade de relembrar algumas perguntas e respostas do e-Social.
Neste artigo, separamos as dúvidas mais usuais que sua empresa não pode ter a essa altura do campeonato – a segunda fase da 1ª etapa do Programa.
Vamos ao check-in, então?
Índice
O que é, de fato, o e-Social?
O e-Social nasceu do Decreto nº 8373/2014, que instituiu que os empregadores devem comunicar ao Governo, de maneira unificada, algumas informações.
Essas informações dizem respeito a vínculos dos trabalhadores, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informação sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS.
Para que foi criado o e-Social, na prática?
Esse programa foi pensado e desenvolvido por órgãos do Governo Federal com o intuito de reunir informações acessórias da área trabalhista de uma empresa e unificá-las em um documento só.
O foco foi facilitar e otimizar processos burocráticos, padronizando a forma de prestar contas. Ao invés de a empresa enviar várias declarações sobre os trabalhadores para muitos órgãos do Governo, é só mandar para o e-Social e de forma digitalizada.
Sendo assim, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) e a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) se tornam desnecessários.
Para quem essas informações enviadas são válidas?
As informações do e-Social são válidas para a Caixa Econômica Federal (CEF), para o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), para o Ministério da Previdência (MPS), para o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e para a Receita Federal do Brasil (RFB).
O que preciso saber sobre prazos do e-Social?
A utilização desse programa é obrigatória desde 1º de janeiro de 2018 para todas as empresas que tiveram faturamento igual ou superior a R$ 78 milhões no ano de 2016.
Para as outras, o prazo era 1º de julho de 2018, mas foi estendido até setembro deste mesmo ano.
A data prevista para início da 2ª fase é 10 de outubro. Nesta segunda etapa, os empregadores precisam informar os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas.
O Programa será implementado em três etapas, com cinco fases cada uma, conforme site oficial do e-Social.
Quais são os benefícios do e-Social?
Com a bandeira de desburocratizar processos e otimizar o dia a dia contábil das empresas, o e-Social substitui 15 obrigações:
- GFIP— Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
- RAIS— Relação Anual de Informações Sociais;
- Livro de Registro de Empregados;
- CAT— Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD— Comunicação de Dispensa;
- PPP— Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF— Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD— Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF— Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS— Guia da Previdência Social.
Além disso, simplifica o cumprimento das obrigações acessórias e reduz o retrabalho das empresas, que não terão que prestar as mesmas informações várias vezes para diferentes órgãos.
O e-Social substitui a emissão das guias para o recolhimento do FGTS e dos demais impostos. Outra vantagem é diminuir a possibilidade de erros nos cálculos enviados.
Qual a melhor forma de organizar minha empresa para se adequar a essa mudança?
Primeiro, é importante que você reúna todas as informações relevantes sobre os colaboradores, sejam eles empregados, empregador e autônomos.
Comece a levantar os seguintes dados:
- Cadastrais;
- Informações sobre carga horária, salário, funções e eventuais alterações;
- Anotações relacionadas ao aviso prévio, licença ou férias;
- Alterações no registro funcional em razão de afastamento, atestado médico, promoção etc.;
- Registros de contribuição patronal ao sindicato da categoria;
- Eventuais pagamentos de indenizações.
Confira com atenção redobrada os dados cadastrais dos empregados e verifique se não existem alterações. Evitar erros é essencial para não gerar incoerências e multas posteriores.
Quais as punições no caso de incoerências de dados ao Governo Federal?
Acompanhe de perto cada etapa e respectivas fases do e-Social.
O descumprimento de cada uma das obrigações pode gerar processos administrativos, multas e penalidades. Portanto, cumprir a legislação é essencial para evitar surpresas desagradáveis e prejuízos.
Conclusão
Com essas perguntas e respostas do e-Social, você, empresário, já relembrou e teve uma visão mais panorâmica sobre esse sistema de prestação de contas.
Esse Programa, apesar de recente, acompanha a tendência mundial de digitalização e convergência de informações.
Contudo, o auxílio de um profissional da área Contábil é essencial para ajudar, inclusive em caso de dúvidas adicionais e específicas.
Continua com dúvidas? Não sabe por onde começar? Entre em contato com a gente e conte o apoio de um especialista para orientar você!
